Posta elettronica certificata e protocollo informatico

Protocollo informatico

Il Comune di Pordenone, in ottemperanza alla normativa vigente, ha avviato, a partire dal 1° gennaio 2004, il servizio di Protocollo Informatico della corrispondenza in arrivo e in entrata.

Si tratta di un mezzo di comunicazione e di registrazione documentale, che consente una distribuzione più veloce della corrispondenza e permette l’eliminazione di buona parte del materiale cartaceo.

Il Comune si è quindi dotato di firma digitale e di una casella di posta istituzionale certificata, che garantisce l’identificazione e l’originalità del documento e consente l’emissione di un’apposita ricevuta di recapito.

Pertanto tutti i documenti soggetti a registrazione possono essere inviati al seguente indirizzo:

comune.pordenone@certgov.fvg.it

La corrispondenza così pervenuta, viene immediatamente protocollata e trasferita via email all’ufficio competente, senza alcun dispiego di materiale cartaceo.

Per garantire l’originalità della corrispondenza, l’utente deve fornirsi di firma digitale.

Si ricorda allo scopo che: “Gli atti, dati e documenti formati dalla Pubblica Amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge” - Legge 15 marzo1997 n° 59 articolo 15.

Posta elettronica certificata (PEC)

La Pec “Posta elettronica certificata” è lo strumento che consente lo scambio di comunicazioni e documenti la cui trasmissione è valida agli effetti di legge (art. 4, comma 1, DPR n. 68/2005).

 Viene utilizzata in tutti i casi nei quali è necessario avere prova opponibile dell'invio e della consegna del messaggio di posta.

La Pec ha lo stesso valore legale della raccomandata con avviso di ricevimento solo se il mittente ed il destinatario utilizzano una casella Pec.

Le peculiarità della Pec sono:

• autenticazione del mittente,
• garanzia dell'integrità e della riservatezza dei messaggi,
• data certa di spedizione e consegna dei messaggi,
• ricevuta di avvenuta consegna o avviso di mancato recapito,
• tracciatura dei messaggi a cura del gestore.

Obbligo di utilizzo della Pec

Tutte le pubbliche amministrazioni hanno l'obbligo di utilizzare la Posta elettronica certificata per tutte le istanze e le comunicazioni valide ai fini dei procedimenti amministrativi di competenza.
Gli indirizzi Pec delle pubbliche amministrazioni sono disponibili attraverso la consultazione del sito www.indicepa.gov.it.

Dall'1 luglio 2013 la presentazione d’istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente in via telematica (D.P.C.M. 22/07/2011).

Anche le imprese individuali, come già i professionisti e le imprese costituite in forma societaria, devono dunque dotarsi di una casella email di Posta elettronica certificata - Pec.

Requisiti delle Pec

Le comunicazioni inviate al Comune di Pordenone dovranno avere i seguenti requisiti:

1. A ciascuna istanza dovrà corrispondere un unico messaggio Pec di trasmissione.
   Esempi:
   • un soggetto che debba trasmettere 3 domande (comprensive di tutti gli allegati) oppure tre osservazioni dovrà inviare 3 messaggi Pec distinti, uno per ogni istanza/osservazione che intenda presentare;
2. Nell’oggetto della comunicazione occorre precisare il tipo di richiesta in forma sintetica ma esaustiva.
   Alcuni esempi:
   • domanda di patrocinio per (nome evento o manifestazione);
   • trasmissione fattura/preventivo (oggetto della prestazione);
   • richiesta di concessione sala comunale (luogo, data, orari).
3. Nel corpo della pec potrà essere riportato:
   • Il Settore/Ufficio destinatario ed eventualmente il nominativo del responsabile del procedimento;
   • una breve descrizione della motivazione della trasmissione. Nel caso d’invio di successive comunicazioni (es. integrazioni, invio rendicontazione, ecc..) si dovrà fornire il riferimento all’istanza principale, richiamandone l’oggetto, la data di invio e, se conosciuto il numero di protocollo di registrazione al Protocollo Generale;
   • dati identificativi del richiedente.
4. denominazione dei file comprensibile e tale da consentirne il riconoscimento e dare una sintetica descrizione del contenuto (ad esempio “domandapatrocinio.pdf" oppure "Planimetriagenerale.pdf");
5. la somma dei file allegati ad un messaggio Pec non dovrà superare la dimensione massima di 100 MB totali.

Normativa di riferimento

• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 03/12/2013, "Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del Codice dell'Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005", art. 11 e segg.
• Circolare del Ministro per la Pubblica amministrazione e l'Innovazione n. 2/2010 del 19/04/2010 “Informazioni per la gestione delle caselle di Posta elettronica certificata”.
• Circolare del Ministro per la Pubblica amministrazione e l'Innovazione n. 1/2010 del 18/02/2010 “Uso della Posta elettronica certificata nelle amministrazioni pubbliche”.
• Legge 18/06/2009, n. 69, "Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile", art. 34.
• Direttiva del Ministro per l'innovazione e le tecnologie 18 novembre 2005 “Linee guida per la Pubblica amministrazione digitale”.
• Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82 “Codice dell'Amministrazione digitale”, in particolare art. 6 e 47.
• DPR 11/02/2005, n. 68, “Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3”.

Per ulterori informazioni contatta l'Ufficio protocollo.